В процессе изучения правил учета рабочего времени мы неоднократно обратимся к следующим нормативно-правовым актам:

В 2015 году в ТК РФ внесено уточнение: если сезонный или технологический характер производства требует увеличения учетного периода, отраслевым (межотраслевым) соглашением и коллективным договором может быть предусмотрено увеличение учетного периода для учета рабочего времени таких работников, но не более чем до одного года. Пока, однако, подобных соглашений не разработано, а значит, предприятия не могут в одностороннем порядке отказаться от максимальной продолжительности учетного периода в 3 месяца.

Еще один сложный для работодателя вопрос — возникшая по итогам учетного периода недоработка. Это может стать результатом неграмотного составления графика смен. Если такому сотруднику установлена почасовая система оплаты труда, снижается уровень его дохода, а значит, работодатель обязан доплатить до уровня среднего заработка. Причиной недоработанных смен могут быть и форс-мажорные обстоятельства, когда виноваты внешние факторы. В этом случае работодатель должен сохранить за работником 2/3 тарифной ставки или оклада пропорционально отработанному времени (ст. ТК РФ).

Обратная ситуация — переработка у сотрудника. Сложность заключается в том, что о переработке кадровик узнает только в конце учетного периода при сопоставлении фактически отработанного времени и нормы производственного календаря. При расчетах помните о неотработанных на законном основании днях: отпуск, отгул, больничный и пр. — все они уменьшают норму. Далее определите, работал ли сотрудник в течение учетного периода в праздничные дни. Эти дни уже были оплачены не менее чем в двойном размере (ст. ТК РФ), поэтому дополнительно оплачивать эти часы (дни) как сверхурочные не следует (п. 4 Разъяснений , утв. Постановлением Президиума ВЦСПС ; Решение ВС РФ ). Если после всех вычислений у сотрудника сохраняются отработанные сверх нормы часы, работодатель оплачивает их в повышенном размере: первые два часа — не менее чем в полуторном размере, последующие — не менее чем в двойном (ст. ТК РФ).

Подчеркнем, что чрезвычайно важно соблюдать правила учета рабочего времени. Это влияет на расчет заработной платы и доплат за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных. Корректное заполнение табеля учета рабочего времени позволяет правильно рассчитаться с работником за его труд и, что немаловажно, учесть всё фактически отработанное время в трудовом стаже.

Организации розничной торговли, охранные фирмы, а также некоторые производственные предприятия работают круглосуточно или по 12-14 часов в сутки. Такой режим работы требует от работодателей устанавливать сотрудникам сменный график работы и вводить суммированный учет рабочего времени. Какими нормами руководствоваться при ведении суммированного учета рабочего времени, как рассчитывать заработную плату, оплачивать сверхурочную работу и производить оплату неотработанного времени — об этом рассказано в представленном материале.

Что говорит Трудовой кодекс о ведении суммированного учета рабочего времени?

Работодатель должен вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Напомним, что рабочее время — это время, в течение которого работник должен исполнять трудовые обязанности в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора (ст. 91 ТК РФ). При этом нормальной считается продолжительность рабочего времени, равная 40 часам в неделю, — пять рабочих дней по восемь часов.

Когда по условиям производства (работы) в организации в целом или при выполнении отдельных видов работ не может быть соблюдена установленная для данной категории работников ежедневная или еженедельная продолжительность рабочего времени, допускается введение его суммированного учета. Соответствующие положения содержатся в ст. 104 ТК РФ.

Обратите внимание! Порядок введения суммированного учета рабочего времени устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка организации (абз. 3 ст. 104 ТК РФ). В правилах необходимо установить продолжительность учетного периода — это может быть месяц, квартал, полугодие, год.

Напомним, что Порядок исчисления нормы рабочего времени на определенные календарные периоды времени (месяц, квартал, год) в зависимости от установленной продолжительности рабочего времени в неделю утвержден Приказом Минздравсоцразвития РФ от 13.08.2009 N 588н. Данным приказом предусмотрено, что норма рабочего времени конкретного месяца рассчитывается по следующему алгоритму: сначала продолжительность рабочей недели (40, 39, 36, 32, 30, 24 и т. д. часов) делится на 5, затем умножается на количество рабочих дней по календарю пятидневной рабочей недели конкретного месяца.

Например, работнику установлена продолжительность рабочей недели 36 часов. Следовательно, в апреле 2011 года норма рабочего времени составит 151,2 часа (36 ч / 5 дн. х 21 день).

Из полученного количества часов вычитается количество часов в данном месяце, на которое производится сокращение рабочего времени накануне нерабочих праздничных дней. Например, согласно трудовому договору работнику установлена продолжительность рабочей недели 40 часов. Следовательно, в марте 2011 года норма рабочего времени составит 175 часов ((40 ч / 5 дн. x 22 дн.) — 1 ч).

В аналогичном порядке исчисляется и годовая норма рабочего времени, при этом количество рабочих дней и предпраздничных часов берется не за конкретный месяц, а за весь год.

В организации введен суммированный учет рабочего времени. Учетный период для работников установлен как квартал. Фактическое количество рабочих дней (часов) в I квартале 2011 г. при пятидневной рабочей неделе с двумя выходными днями (суббота и воскресенье) составляет:

— в январе — 15 раб. дн. (120 ч);

— в феврале — 19 раб. дн. (151 ч);

— в марте — 22 раб. дн. (175 ч).

При 40-часовой рабочей неделе норма рабочего времени в первом учетном периоде составляет 446 часов.

В соответствии с утвержденными графиками работы за I квартал 2011 г. работник отработал:

— в январе — 148 ч;

— в феврале — 144 ч;

— в марте — 154 ч.

Таким образом, фактическое количество отработанных работником часов находится в пределах нормы за I квартал (446 ч).

Каков порядок установления суммированного учета рабочего времени?

Переход на такой учет можно оформить приказом (распоряжением) руководителя, который внесет соответствующие изменения в правила внутреннего трудового распорядка.

Обратите внимание! Согласно требованиям ст. 22 ТК РФ работодатель обязан ознакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью.

При определении нормы рабочего времени не учитываются те периоды, когда сотрудник фактически не работал. К таким периодам относятся все виды отпусков, периоды временной нетрудоспособности, беременности и родов, дни выполнения государственных или общественных обязанностей, выходные дни по уходу за ребенком-инвалидом, дни прохождения медицинского обследования, сдачи крови и отдыха доноров и т. д.

Как рассчитывается заработная плата при суммированном учете?

Оптимально применение повременной системы оплаты труда с установлением часовых тарифных ставок или должностных окладов. Если установлена часовая тарифная ставка, зарплата за месяц рассчитывается путем умножения этой ставки на количество часов, отработанных за месяц.

Часовая тарифная ставка Петрова Л. Е. — 200 руб. Согласно графику сменности он работает сутки через трое. В феврале 2011 г. Петров отработал семь рабочих смен (полная норма по графику).

Зарплата работника за февраль составит 33 600 руб. (200 руб. х 24 ч х 7 смен).

При установлении должностных окладов работник получает установленный оклад, если все смены по графику отработаны полностью. Если месяц отработан не полностью, зарплата определяется путем умножения часовой тарифной ставки на количество часов, отработанных за месяц. При этом часовая тарифная ставка определяется путем деления должностного оклада на нормативное количество часов в месяце. Оно может быть рассчитано на основании нормы рабочего времени в часах:

— в текущем году. Часовая тарифная ставка будет постоянной в течение года, поскольку нормативное число рабочих часов в месяц будет одинаковым и определяется путем деления нормы рабочего времени в часах в текущем году на 12 месяцев;

— в учетном периоде. Часовая ставка постоянна, ее расчет производится путем деления нормативного количества рабочих часов в учетном периоде на количество месяцев в учетном периоде;

— в данном месяце. Часовая тарифная ставка будет изменяться каждый месяц, так как в каждом месяце различное количество рабочих часов.

Отметим, что порядок расчета часовой тарифной ставки в законодательстве не установлен, поэтому организация должна закрепить один из предложенных вариантов в коллективном договоре или положении об оплате труда.

На предприятии введен суммированный учет рабочего времени с учетным периодом квартал. Оплата труда сотрудника осуществляется исходя из должностного оклада 30 000 руб. Имеется следующая информация о нормальной продолжительности работы и фактической отработки за I квартал 2011 г.:

Рассчитаем заработную плату различными способами:

— выплата полного оклада за полностью отработанный месяц;

— выплата зарплаты при установлении часовой тарифной ставки исходя из нормы рабочего времени в год;

— выплата зарплаты при установлении часовой тарифной ставки исходя из нормы рабочего времени за учетный период.

При полностью отработанных сменах работнику выплачивается полный оклад, следовательно, зарплата за I квартал составит 90 000 руб. (30 000 + 30 000 + 30 000).

Если часовая тарифная ставка рассчитывается исходя из нормы рабочего времени в год, то зарплата за месяц будет определяться так: 30 000 руб. / (1981 ч / 12 мес.) х фактически отработанные часы за месяц, где 30 000 руб. — оклад, 1981 ч — годовая норма рабочего времени. Зарплата при таком способе подсчета составит:

— в январе — 26 896,05 руб. (30 000 / (1981 / 12) х 148);

— в феврале — 26 169,13 руб. (30 000 / (1981 / 12) х 144);

— в марте — 27 986,43 руб. (30 000 / (1981 / 12) х 154).

Итого выплаты за I квартал составят 81 051,61 руб.

При расчете часовой тарифной ставки исходя из нормы рабочего времени за учетный период, равный кварталу, зарплата за месяц будет рассчитываться по формуле: 30 000 руб. / (446 ч / 3 мес.) х фактически отработанные часы за месяц. Зарплата при таком способе подсчета составит:

— в январе — 29 864,80 руб. (30 000 / (446 / 3) х 148);

— в феврале — 29 057, 64 руб. (30 000 / (446 / 3) х 144);

— в марте — 31 075,53 руб. (30 000 / (446 / 3) х 154).

Итого выплаты за I квартал составят 89 997,97 руб.

Первый вариант расчета применим только в случае, если работник отрабатывает все смены, при втором варианте в отдельных периодах заработная плата может быть низкой ввиду неравномерного распределения рабочего времени в течение года. Самым подходящим является третий вариант расчета заработной платы, при котором ее сумма приближена к реальному размеру.

Оплата сверхурочной работы. В соответствии с нормой п. 1 ч. 2 ст. 99 ТК РФ сверхурочной при суммированном учете рабочего времени считается работа, производимая работником по инициативе работодателя сверх нормального числа рабочих часов за учетный период. Важный нюанс: если учетный период более одного месяца, в отдельных месяцах количество рабочих часов может превышать норму рабочего времени по календарю пятидневной рабочей недели. Следовательно, определить количество рабочих часов, отработанных сверхурочно, можно только по итогам учетного периода.

Обратите внимание! График работы сотрудника должен предусматривать нормальное количество рабочего времени, количество рабочих часов, отработанных сверхурочно (ст. 104 ТК РФ).

Количество сверхурочных часов рассчитывается как разница между количеством часов, фактически отработанных за учетный период, и количеством часов, предусмотренных графиком за учетный период. Расчет сверхурочных ведется на основании табеля учета рабочего времени, оплата производится в соответствии с положениями ст. 152 ТК РФ:

— за первые два часа работы — не менее чем в полуторном размере;

— за последующие часы — не менее чем в двойном размере.

К сведению. Организация может применять и другие доплаты за сверхурочные работы, но не ниже установленных ст. 152 ТК РФ. Их размеры определяются коллективным договором, локальным нормативным актом или трудовым договором. По желанию работника сверхурочная работа вместо повышенной оплаты может компенсироваться предоставлением дополнительного времени отдыха, но не менее времени, отработанного сверхурочно.

Работнику организации с месячным окладом 25 000 руб. установлен суммированный учет рабочего времени. Учетным периодом является квартал. В I квартале 2011 г. сотрудник отработал 454 ч (при норме 446 ч).

Количество сверхурочных часов составит 8 (454 — 446).

Среднечасовая тарифная ставка, рассчитываемая путем деления оклада на нормальное количество рабочих часов в месяце, определяемое как нормативное количество рабочих часов в учетном периоде, деленное на три месяца, составит 168,16 руб. (25 000 руб. / (446 ч / 3)).

Таким образом, доплата за сверхурочную работу в I квартале 2011 г. — 2 354,24 руб. (168,16 руб. x 4 ч x 1,5 + 168,16 руб. x 4 ч x 2).

При определении количества сверхурочных часов из нормы рабочего времени следует исключить время, которое приходится на периоды, когда сотрудник не работал (отпуск, временная нетрудоспособность, период выполнения государственных обязанностей и т. д.). Если сотрудник увольняется, то подсчет количества часов, отработанных сверхурочно, осуществляется с начала учетного периода до последнего дня работы.

Плата за работу в ночное время. В соответствии со ст. 96 ТК РФ ночным считается время с 22.00 до 6.00. Каждый час такой работы оплачивается в повышенном размере по сравнению с работой в нормальных условиях (ст. 154 ТК РФ). Никаких исключений для работ с суммированным учетом рабочего времени не предусмотрено. Постановлением Правительства РФ от 22.07.2008 N 554 «О минимальном размере повышения оплаты труда за работу в ночное время» утверждено, что каждый час работы в ночное время оплачивается с повышением тарифной ставки не менее чем на 20%.

Плата за работу в выходные и праздничные дни. Если рабочая смена по графику попадает на праздничный день, то оплачивается в соответствии со ст. 153 ТК РФ:

1) сдельщикам — не менее чем по двойным сдельным расценкам;

2) работникам, труд которых оплачивается по дневным и часовым тарифным ставкам, — в размере не менее двойной дневной или часовой тарифной ставки;

3) работникам, получающим оклад (должностной оклад):

— в размере не менее одинарной дневной или часовой ставки (части оклада (должностного оклада) за день или час работы) сверх оклада (должностного оклада), если работа в выходной или нерабочий праздничный день производилась в пределах месячной нормы рабочего времени;

— в размере не менее двойной дневной или часовой ставки (части оклада (должностного оклада) за день или час работы) сверх оклада (должностного оклада), если работа производилась сверх месячной нормы рабочего времени.

К сведению. В соответствии с Разъяснением Госкомтруда СССР, Президиума ВЦСПС от 08.08.1966 N 13/П-21 работа в праздничные дни при суммированном учете рабочего времени включается в месячную норму рабочего времени.

Оплата производится всем работникам за часы, фактически проработанные в праздничный день. Когда на него приходится часть рабочей смены, то в двойном размере оплачиваются часы, фактически проработанные.

Следует отметить, что конкретный размер оплаты работы в выходной или нерабочий праздничный день, как и в случае со сверхурочными работами, работодатель может устанавливать сам, но не ниже размеров, установленных законодательством.

На основании ч. 2 ст. 112 ТК РФ при совпадении выходного и нерабочего праздничного дней выходной переносится на следующий после праздничного рабочий день. Данная норма не распространяется на сотрудников непрерывно действующих предприятий или сотрудников, работа которых связана с ежедневным обслуживанием населения, круглосуточным дежурством и т. д. (п. 1 Разъяснения, утвержденного Постановлением Минтруда РФ от 29.12.1992 N 65).

По желанию работавшего в выходной или нерабочий праздничный день ему может быть предоставлен другой день отдыха. В этом случае работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит.

Для работников с суммированным учетом рабочего времени есть особенности учета и оплаты сверхурочных часов в случае, если в учетном периоде работа осуществлялась в праздничные дни сверх нормы. Так как работа в праздники входит в месячную норму рабочего времени, при подсчете сверхурочных часов такая работа, произведенная сверх нормы рабочего времени, не должна учитываться, поскольку она уже оплачена в двойном размере.

В связи с тем, что оплата сверхурочных и работы в выходные и нерабочие праздничные дни производится в повышенном размере, одновременное начисление оплаты в повышенном размере на основании ст. 152, 153 ТК РФ будет неправомерным (п. 4 Разъяснения, Решение ВС РФ от 30.11.2005 N ГКПИ05-1341).

Расчет среднего заработка при суммированном учете рабочего времени. Расчет отпускных для работников, которым установлен суммированный учет рабочего времени, производится так же, как и для всех остальных. Пунктом 13 Положения об исчислении среднего заработка предусмотрено, что при определении среднего заработка работников, которым установлен суммированный учет рабочего времени, в других случаях (командировки, оплата часов доноров, времени выполнения гособязанностей) используется средний часовой заработок. Он рассчитывается путем деления суммы зарплаты, фактически начисленной за отработанные часы в расчетном периоде, включая премии и вознаграждения, на количество часов, фактически отработанных в этот период.

Средний заработок определяется путем умножения среднего часового заработка на количество рабочих часов по графику работника в периоде, подлежащем оплате.

Нестеров А.К. Учет рабочего времени // Энциклопедия Нестеровых

Учет рабочего времени ведется для оценки фактически отработанного времени, на основе данных учета производится расчет заработной платы.

Организация учета рабочего времени

Работодатель ведет три вида учета рабочего времени:

1. Поденный учет – учитывается ежедневный выход на работу и отработанное работником рабочее время за день. Применяется при одинаковой продолжительности рабочего дня. Учитываются сверхурочные часы и простои в работе.
2. Недельный учет – учитывается количество выходов на работу и количество фактически отработанных часов за неделю. Применяется при еженедельной норме рабочих часов и разной продолжительности рабочего дня работников, но за неделю работник вырабатывает одинаковую норму рабочего времени (24 часа, 36 часов, 40 часов). Количество часов не должно превышать 40. Также используется при неполном и гибком видах .
3. Суммированный учет – учитывается количество отработанных часов. Применяется в случаях, когда учет необходимо вести независимо от продолжительности рабочего дня или смен работников, если продолжительность рабочего времени в день или в неделю может быть разной. При таком подходе переработка в одни дни компенсируются недоработкой в другие. За единицу учетного периода принимается месяц, квартал или год. При суммированном учете рабочего времени работник должен отработать установленную норму часов за учетный период.

Учет трудовой деятельности ведется в единицах рабочего времени: часы, дни, недели, смены и т.д. Обязанность вести учет возложена на работодателя в ч. 3 ст. 91 Трудового кодекса Российской Федерации.

Фактически отработанное время складывается из времени, в течение которого работник исполняет трудовые обязанности в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора.

Очевидно, что фактически отработанное время может быть больше или меньше продолжительности смены, если работник работал сверхурочно или простаивал соответственно. Организация учета фактически отработанного каждым работником рабочего времени осуществляется по всему предприятию или в разрезе по отдельным структурным подразделениям.

Задачи учета рабочего времени

Организация учета рабочего времени преследует следующие задачи:

• Контроль своевременно явки работников;
• Контроль своевременного ухода работников с рабочего места;
• Контроль нахождения работников в рабочее время на своих рабочих местах, а также за своевременным их уходом и приходом во время обеденного перерыва;
• Выявление простоев;
• Определение потерь рабочего времени и установление причин их возникновения.

Формализация задач учета рабочего времени осуществляется с помощью ряда технологий. На предприятии должен быть налажен контрольно-пропускной режим, позволяющий учитывать время прихода и ухода работников. Обычно используются пропуска, карточки, жетоны и др. Руководители подразделений контролируют начало, окончание и правильность использования . Данные учета позволяют своевременно выявить упущения в организации труда, нарушения дисциплины труда и права работников на отдых. Результаты используются для разработки по устранению выявленных проблем и подготовки статистических документов для расчета .

Порядок учета рабочего времени

Норма рабочего времени определяется по графику пятидневной рабочей недели с двумя выходными днями в субботу и воскресенье и продолжительности смены:

• при 40-часовой рабочей неделе – 8 часов;
• при 36-часовой рабочей неделе – 7,2 часа;
• при 24-часовой рабочей неделе – 4,8 часа.

Накануне нерабочих праздничных дней производится сокращение рабочего времени на один час (ч. 1 ст. 95 ТК РФ), которое распространяется и на работников с установленной сокращенной продолжительностью рабочего времени.

При совпадении выходного и нерабочего праздничного дней выходной день переносится на следующий после праздничного рабочий день (ч. 2 ст. 112 ТК РФ).

Учет использования рабочего времени ведется в табелях учета рабочего времени, для которых разработаны унифицированные формы:

1. Форма № Т-12 "Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда"
2. Форма № Т-13 "Табель учета рабочего времени"

В формах обозначены виды затрат рабочего времени, которые подлежат учету:

Учет использования рабочего времени осуществляется в табеле методом сплошной регистрации явок и неявок на работу либо путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий и т.п.). Отметки в табеле о причинах неявок на работу или о работе в режиме неполного рабочего дня, о работе в сверхурочное время и других отступлениях от нормальных условий работы должны быть сделаны только на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных обязанностей и др.).

Отдельно выявляется и анализируется недобросовестный .

При этом обязанность отметить свой приход и уход с работы лежит на работнике, который должен делать это в соответствии с порядком, установленном в организации. Возможность регистрации прихода и ухода обеспечивает организация, также должны быть организованы условия для правильного учета: средства объективного контроля, табельные доски, средства учета и т.п., часы, правильно показывающие время.

За нарушение обязательства о проведении учета рабочего времени виновные должностные лица несут административную ответственность, налагаемую органами федеральной инспекции труда.

В случае выявления отклонений от производительного использования рабочего времени производится с целью определения потерь рабочего времени. К ним относятся:

• прогулы
• несанкционированное отсутствие на рабочем месте
• использование рабочего времени и/или оборудования для решения личных вопросов

Учет рабочего времени сотрудников – одна из прямых обязанностей работодателя, позволяющая определить норму труда и правильно рассчитать заработную плату. Точный учет отработанных рабочих часов позволяет руководству поддерживать в коллективе трудовую дисциплину и внутренний распорядок в организации.

Обратите внимание: основным документом, содержащим сведения об отработанном времени каждого сотрудника – это Табель учета рабочего времени.

Виды учета отработанного времени

Формы учета рабочего времени:

1. Поденный. Особенность этой разновидности учета – равная продолжительность рабочего дня (не более 40 ч. в неделю). Является наиболее распространенной учетной формой, при которой сотрудники трудятся на «пятидневке» или «шестидневке». Если по определенным обстоятельствам работник вынужден задержаться или продолжить выполнение работы в выходной (праздничный) день, то оплата рассчитывается по тарифам, установленным для сверхурочной работы. Как оплачивается сверхурочная работа по Трудовому кодексу, можно узнать из статьи .
2. Понедельный. Особенностью этой разновидности учета является установление единой продолжительности рабочей недели (не более 40 ч.), но длительность рабочего дня (смены) может существенно варьировать.
   Главное условие – суммарно отработанное время в продолжение недели не должно превышать установленную для данной категории работников. По такой схеме выполняют трудовые функции сотрудники по сменному и гибкому рабочему графику.
3. Суммированный. Его особенностью является то, что он устанавливается при невозможности распределить рабочее время на одинаковые по продолжительности рабочие дни (смены) или недели. Суть этой формы учета заключается в выделении конкретного учетного периода (не более 1 года, см. ст. 104 ТК РФ) – месяца, квартала и др. При этом отработанное сотрудником время не должно выходить за рамки средней нормы (40 ч. в неделю). Применяется при вахтовом методе, сезонных работах и др.

Перечисленные виды учета рабочего времени могут применяться работодателем при выполнении им своих обязанностей по своевременному и точному внесению часов, отработанных конкретным сотрудником, в Табель.

Информация о суммированном учете рабочего времени представлена в следующем видеоматериале

Способы учета рабочего времени

Существует несколько методов, посредством которых производится учет отработанного времени. К ним относится:

1. Контроль времени прихода и ухода сотрудников. Осуществляется назначенным ответственным лицом (к примеру, вахтером), отчитывающимся перед руководством.
2. Надзор за рабочим процессом. Способствует рациональному использованию рабочего времени, обеспечивает сведение временных отлучек сотрудников от рабочего места к минимуму.
3. Самостоятельная отчетность работников. Сотрудники самостоятельно отмечают количество выполненной работы и сдают отчеты руководству.

Кроме основных, существуют и другие методики – видеонаблюдение и специальное программное обеспечение, записывающее действия работников (для сотрудников офиса).

Учет рабочего времени нужен для того, чтобы сотрудники соблюдали : приходили в положенное время и находились на рабочем месте в течение рабочего дня, а также вовремя возвращались с обеденного перерыва и оканчивали работу.

Заполнение Табеля учета

Учет рабочего времени по ТК РФ производится в Табеле учета рабочего времени. В нем подлежат указанию следующие сведения:

• отработанные каждым сотрудником рабочие часы;
• прогулы и опоздания;
• больничные отпуска;
• преждевременные уходы с рабочего места;
• переработки сверх установленной нормы и др.

Табель передается в бухгалтерию для расчета заработной платы. Работодатель на его основании может приять решение о применении дисциплинарного взыскания к работнику или о его увольнении (например, при прогуле).

Формы ведения

Главное правило, предъявляемое к Табелям учета рабочего времени – это точная фиксация отработанных работником часов.

Существует несколько способов его ведения:

• Письменный. Информация о каждом из сотрудников фиксируется на бумажном носителе (специальный журнал можно приобрести или заказать).
• Электронный. По форме он не отличается от бумажной версии, но заполнение граф осуществляется на компьютере.

Стоит отметить: сотрудников, ответственных за ведение Табеля учета, необходимо под роспись ознакомить с положением об учете рабочего времени.

Выбор конкретного способа ведения Табеля зависит от пожеланий работодателя. Некоторые кадровые специалисты ведут одновременно письменный и электронный Табель, что гарантирует высокий уровень сохранности вносимых сведений.

Итак, контроль и учет рабочего времени сотрудников – это прямые обязанности работодателя, осуществляемые им посредством Табеля учета рабочего времени. Если возникают сомнения в правильности расчета заработной платы, то сотрудник может потребовать предъявления сведений, на основании которых был осуществлен подсчет.

Мы готовы ответить на возникшие вопросы - задавайте их в комментариях

В ч. 3 ст. 91 ТК РФ предусмотрена обязанность работодателя вести учет рабочего времени, фактически отработанного каждым работником. Выполнение данной обязанности предполагает назначение полномочных представителей работодателя, которые должны вести учет рабочего времени каждого работника организации. Работодатель обязан обеспечить ежедневный учет рабочего времени каждого работника организации его полномочными представителями. Однако ежедневное ведение учета рабочего времени представителями работодателя не всегда означает, что данные такого учета будут иметь правовые последствия для определения вида рабочего времени работника. Например, работник может отработать 10 часов в день, но при этом у него не появится права на получение доплат за работу сверх нормальной продолжительности рабочего времени. Такой вариант возможен при суммированном учете рабочего времени, при котором норма отработанных работником часов определяется по результатам календарного периода, превышающего одну неделю. Поэтому в течение следующей недели работник может проработать на два часа меньше, что позволяет при суммированном учете времени соблюдать нормальную продолжительность рабочего времени. Таким образом, вид учета рабочего времени непосредственно влияет на виды рабочего времени, применение учета рабочего времени позволяет выделить самостоятельный вид рабочего времени - часы, отработанные сверх нормальной продолжительности рабочего времени. По этой причине при ведении подсчета отработанных работником часов должен быть определен вид учета рабочего времени, который является элементом режима рабочего времени.

В связи с изложенным правовое понятие учета рабочего времени как элемента режима рабочего времени, может быть сведено к двум юридически значимым обстоятельствам. Во-первых, к определению вида учета рабочего времени. Во-вторых, к соблюдению установленного порядка учета рабочего времени. Поскольку учет рабочего времени является элементом режима рабочего времени, постольку вид рабочего времени определяется в порядке, установленном для режима рабочего времени.

Существует три вида учета рабочего времени. В основе классификации учета рабочего времени по видам лежит календарный отрезок, используемый работодателем для определения последствий учета рабочего времени и вида рабочего времени. Таким образом, обстоятельством, определяющим вид учета рабочего времени, является календарный отрезок времени, который работодатель использует для подведения итогов учета рабочего времени и выявления правовых последствий такого учета.

Первым видом является поденный учет рабочего времени, он устанавливается, как правило, когда продолжительность рабочего времени не изменяется и составляет одинаковую величину в течение каждого дня рабочих недель трудовой деятельности. При поденном учете рабочего времени ведется не только ежедневный учет рабочего времени, но и каждый день определяются правовые последствия учета рабочего времени. К примеру, если работник при поденном учете отработал больше установленной для него нормы часов, появляется новый вид рабочего времени - часы, отработанные сверх нормальной продолжительности рабочего времени.

В связи с чем у работодателя возникает дополнительная обязанность по оплате этих часов в соответствии с законодательством и соглашением сторон. При этом дополнительная оплата по соглашению с работником в случаях, предусмотренных законодательством, может быть заменена предоставлением другого времени отдыха.

В ст. 94 ТК РФ определена продолжительность ежедневной работы (смены) для отдельных категорий работников. Для работников в возрасте от 15 до 16 лет продолжительность ежедневной работы (смены) не может превышать 5 часов, в возрасте от 16 до 18 лет - 7 часов. Учащиеся общеобразовательных учреждений, образовательных учреждений начального и среднего профессионального образования, совмещающие в течение учебного года работу с учебой, в возрасте от 14 до 16 лет могут трудиться ежедневно 2,5 часа, в возрасте от 16 до 18 лет - 3,5 часа. Продолжительность ежедневной работы (смены) инвалидов не должна превышать рекомендованную медицинским заключением. Для работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, на которых установлена сокращенная продолжительность рабочего времени, максимально допустимая продолжительность ежедневной работы (смены) не может превышать: 1) при 36-часовой неделе - 8 часов; 2) при 30-часовой рабочей неделе и менее - 6 часов. Работодатель обязан установить поденный учет рабочего времени перечисленным в законодательстве категориям работников, для которых определена продолжительность ежедневной работы (смены). Для указанных работников норма рабочих часов определена на каждый рабочий день (смену), следовательно, и правовые последствия учета рабочего времени должны быть определены ежедневно.

В ч. 3 ст. 94 ТК РФ говорится о том, что для творческих работников организаций кинематографии, теле - и видеосъемочных коллективов, театров, театральных и концертных организаций, цирков, средств массовой информации, профессиональных спортсменов в соответствии с перечнями, утвержденными Правительством РФ, продолжительность дневной работы (смены) может устанавливаться в соответствии с ними и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором либо трудовым договором. Определение для указанных работников законодательством или договором о труде ежедневной продолжительности работы (смены) обязывает работодателя ввести для них поденный учет рабочего времени. Поскольку в этом случае для них правовые последствия учета рабочего времени должны определяться каждый рабочий день (смену).

В связи с изложенным можно выделить следующие юридически значимые обстоятельства, характеризующие поденный учет рабочего времени. Во-первых, наличие обязанности работодателя установить данный вид учета рабочего времени работникам, которым законодательством, договорами о труде определена ежедневная продолжительность рабочего времени (смены). Другим работникам работодатель может устанавливать поденный учет рабочего времени по своему усмотрению. Во-вторых, данный вид учета рабочего времени характеризует ежедневный учет представителями работодателя отработанных работниками часов.

В-третьих, этот вид учета рабочего времени предполагает ежедневное определение правовых последствий учета рабочего времени, в частности количества подлежащих оплате часов, отработанных сверх нормальной продолжительности рабочего времени. Таким образом, дополнительный вид рабочего времени - часы, отработанные сверх нормальной продолжительности рабочего времени, при поденном учете рабочего времени могут появиться по окончании рабочего дня (смены).

Вторым видом является еженедельный учет рабочего времени. Еженедельный учет рабочего времени устанавливается в тех случаях, когда продолжительность работы в течение рабочих дней недели изменяется. При применении данного вида учета рабочего времени работодатель также обязан вести ежедневный учет отработанных каждым работником часов. Однако правовые последствия учета рабочего времени при применении данного вида определяются по истечении каждой календарной недели. В частности, по истечении каждой календарной недели определяется количество отработанных работником часов сверх нормальной для него продолжительности рабочего времени. Еженедельный учет рабочего времени устанавливается в порядке, предусмотренном для определения режима рабочего времени, так как он является его элементом. Рассматриваемый вид учета рабочего времени устанавливается по усмотрению работодателя за исключением работников, для которых работодатель в соответствии с действующим законодательством, договорами о труде обязан ввести поденный учет рабочего времени.

В связи с изложенным можно выделить следующие юридически значимые обстоятельства, характеризующие еженедельный учет рабочего времени. Во-первых, установление еженедельного учета рабочего времени по усмотрению работодателя с соблюдением требований действующего законодательства об обязательном введении поденного учета времени отдельных категорий работников.

Во-вторых, ведение ежедневного учета отработанных каждым работником часов полномочным представителем работодателя. В-третьих, определение правовых последствий учета рабочего времени по истечении каждой календарной недели. В частности, по истечении календарной недели может быть сделан вывод о наличии отработанных сверх нормальной продолжительности для работника часов, то есть о появлении дополнительного вида рабочего времени. Таким образом, дополнительный вид рабочего времени - часы, отработанные сверх нормальной для работника продолжительности рабочего времени, при еженедельном учете рабочего времени могут появиться по истечении календарной недели, отведенной для подведения итогов подсчета рабочего времени.

Третьим видом является суммированный учет рабочего времени, который одновременно может быть причислен к особому режиму рабочего времени. В ч. 1 ст. 104 ТК РФ говорится о том, что в организациях при выполнении отдельных видов работ, на которых по условиям труда не может быть соблюдена установленная для работников продолжительность рабочего времени ежедневно или еженедельно, допускается введение суммированного учета рабочего времени с тем, чтобы продолжительность рабочего времени за учетный период (месяц, квартал и другие) не превышала нормального числа рабочих часов. Но при этом расчетный период не может превышать одного года. Следовательно, суммированный учет рабочего времени может быть введен лишь при отсутствии у работодателя возможности ввести поденный или еженедельный учет рабочего времени ввиду специфики труда, не позволяющей соблюдать установленную законодательством норму часов в течение рабочего дня либо в течение рабочей недели. В связи с этим вводится иной учетный период рабочего времени. Однако в учетном периоде на каждую его неделю должно приходиться не более сорока часов рабочего времени. Превышение данного норматива по истечении расчетного периода означает появление дополнительного рабочего времени - часов, отработанных сверх нормальной продолжительности рабочего времени. Хотя и при суммированном учете рабочего времени полномочные представители работодателя обязаны вести ежедневный учет отработанных каждым работником часов. Но правовые последствия такого учета будут определены лишь по истечении расчетного периода.

При невозможности обеспечить соблюдение еженедельного норматива рабочего времени работодатель вправе ввести учетный период в один месяц. В отдельные дни и недели этого периода может быть допущена переработка установленной работнику нормы рабочих часов. Такая переработка компенсируется работнику предоставлением другого времени отдыха с тем, чтобы количество отработанных в течение месяца часов в расчете на каждую неделю этого периода не превышала установленной работнику нормы часов, при нормальной продолжительности рабочего времени - сорока часов в неделю. Превышение этой нормы по истечении месяца является работой сверх нормальной продолжительности рабочего времени.

При отсутствии возможности обеспечить соблюдение нормы рабочего времени в течение месяца работодатель имеет право ввести учетный период в один квартал. В течение отдельных дней, недель и месяцев этого расчетного периода допускается переработка рабочих часов. Однако количество отработанных в квартале часов, приходящихся на каждую неделю этого периода, не должно превышать установленной работнику нормы, при нормальной продолжительности рабочего времени - сорока часов в неделю. То есть переработка в течение квартала компенсируется работнику предоставлением другого времени отдыха. По истечении квартала она становится новым видом рабочего времени - временем, отработанным сверх нормальной продолжительности рабочего времени, при нормальной продолжительности рабочего времени - более сорока часов, приходящихся на каждую неделю квартала.

При отсутствии возможности обеспечить соблюдение нормы рабочих часов в течение квартала работодатель вправе ввести учетный период в полгода либо в один год. Введение данного учетного периода означает, что в отдельные дни, недели, месяцы, кварталы учетного периода может быть допущена переработка установленной нормы рабочих часов, которая компенсируется предоставлением работнику другого времени отдыха в течение учетного периода. В связи с чем общее количество рабочих часов, приходящихся на каждую календарную неделю учетного периода, не должно превышать нормы рабочего времени, при нормальной продолжительности рабочего времени - сорока часов в неделю. Превышение этого норматива по истечении учетного периода влечет признание за работником права на получение компенсации за переработанные сверх нормальной продолжительности рабочего времени часы.

Применение суммированного учета рабочего времени предполагает использование установленных трудовым законодательством запретов, предусматривающих максимально возможные величины использования работника на работе в течение рабочего дня и рабочей недели. Исходя из принципа материальной аналогии, закрепленного в ч. 3 ст. 11 ГПК РФ, в качестве максимально возможных величин увеличения рабочего дня и рабочей недели работников с суммированным учетом рабочего времени необходимо использовать нормы, установленные в ч. 3 ст. 98 ТК РФ. Использование этой нормы позволяет сделать вывод, что работник не должен трудиться более 12 часов в день (смену) и более 56 часов в неделю.

В связи с изложенным можно выделить следующие юридически значимые обстоятельства, характеризующие суммированный учет рабочего времени. Во-первых, установление суммированного учета рабочего времени только при отсутствии у работодателя возможности соблюдать ежедневную или еженедельную продолжительность рабочего времени. Данное обстоятельство должно быть подтверждено указанием на специфику работы, которая предполагает наличие различной нагрузки у работников в течение недель, месяцев учетного периода. Например, увеличение нагрузки у водителей автобазы курортного города в летнее время.

Во-вторых, при введении суммированного учета рабочего времени должна быть обоснована продолжительность учетного периода. Более удлиненный учетный период должен вводиться только при отсутствии у работодателя возможности обеспечить соблюдение установленной нормы рабочих часов в более коротком учетном периоде. Например, при введении учетного периода в один квартал должно быть доказано отсутствие возможности обеспечить соблюдение нормы рабочего времени в течение месяца.

В-третьих, при введении суммированного учета рабочего времени работодатель не может использовать труд работников более 12 часов в один день (смену) и более 56 часов в неделю. Нарушение данного норматива должно влечь предоставление работникам дополнительных компенсаций, предусмотренных за работу за пределами нормальной продолжительности рабочего времени.

В-четвертых, при введении суммированного учета рабочего времени работодатель обязан обеспечить ежедневный учет отработанных каждым работником часов. Поэтому и при суммированном учете рабочего времени полномочные представители работодателя должны иметь данные учета рабочего времени за каждый день учетного периода. Отсутствие таких данных является нарушением законодательства.

В-пятых, при использовании суммированного учета рабочего времени правовые последствия учета рабочего времени наступают по истечении установленного работодателем в соответствии с законодательством учетного периода. В частности, по окончании учетного периода может быть сделан вывод о наличии или отсутствии отработанных сверх нормальной продолжительности часов. Поэтому дополнительный вид рабочего времени - периоды, отработанные сверх нормальной продолжительности рабочего времени, при суммированном учете рабочего времени могут появиться только по окончании установленного работодателем в соответствии с законодательством учетного периода.